SAP and the Single Euro Payments Area (SEPA)

The introduction of SEPA will change the manner in which electronic payments, in Euro, will be processed. This change, which has been driven by the political agenda to create a Single Internal Market in Europe is intended to increase competition in the area of payments while driving down costs to payment service users and introducing a common set of standards and rules across Europe for Electronic payments.

The creation of SEPA is underpinned by EU legislation, the most recent element of which is EU Regulation 260/2012 which has set 1 February 2014 as the deadline for the closure of existing domestic electronic payment infrastructures.

Thirty two countries are participating in SEPA, which will see the creation of a single electronic payments infrastructure for payments in Euro. They comprise the twenty seven EU Member States, together with the other three EEA members (Norway, Iceland and Liechtenstein), as well as Switzerland and Monaco.


SEPA will remove the borders for payments with the result that a payment from London to Milan will be made within the same timeframe and cost as a payment from London to Liverpool.

The focus of these changes will be credit transfers and direct debits. There will now be two schemes governing these type of transactions:

· SEPA Credit Transfer (SCT)

· SEPA Direct Debit (SDD)

The main changes can be summarised as follows:

BIC and IBAN to replace our existing national sort code and 8-digit account number.
A BIC is a Bank Identifier Code – which identifies the bank which holds the account.
An IBAN is an International Bank Account Number – and this identifies the bank accounts. It is an alpha-numeric identifier which in the UK comprises 22 characters. This is as high as 35 characters in some European countries.

For Example:	Becomes:
Sort code: 55 99 88	BIC: NWBGBXX
Account No.: 12345678	IBAN: NWB12NWB55998812345678

Individuals and organisations that currently make international payments will be familiar with the concept of using a BIC and IBAN. However, within SEPA, these will now be required for ‘domestic’ payments also.

Businesses must capture the BIC and IBAN of all staff, suppliers, and customers (if collecting payment by direct debit) and must also notify their own customers of their BIC and IBAN – it is recommended that these details be included on invoices.

It will impact all internal systems and processes that use the account number of a customer, an employee, or a supplier, and these will need to be reviewed.

File formats will move to ISO 20022 XML
The second significant change impacts businesses that use bulk payment services for processing credit transfers (such as payroll) and direct debits.

A new, open and common standard file format will be required. It is the ISO 20022 XML.
This will require changes to the IT software that produces the payment files, and could possibly have wider implications across an organisation’s ERP systems. It does also create the opportunity to move to a Straight Through Processing (STP) environment, and this in itself could bring substantial benefits to companies.

140 character narrative
A SEPA payment will be able to accommodate up to 140 characters of free text narrative. This will be of benefit to payment service users who require greater detail on payments.

35 characters payments reference
A further benefit to organisations that use, or would like to use, automated reconciliation systems is the provision within SEPA payment files to accommodate up to 35 characters of payment reference. In an STP environment this is of considerable benefit.

Direct Debit Originators should also be aware of the following additional and fundamental changes:

Mandate Management
The Originator (called the “Creditor” in SEPA) will be responsible for the mandates – previously the responsibility of the payer’s (called the “Debtor” in SEPA) bank. This is a significant development which will require software, and logistical support.

The legislation places considerable obligations on a Creditor. The process of managing the mandates, storing them, de-materialising them, and ensuring that their mandates include the precise legal text required, will involve a considerable change in not just systems but also in all elements of the process from recruitment of customers through to payment systems.

Business customers that use the direct debit scheme should explore their options in this regard at the earliest opportunity.

The following is required in order to create mandates:

· The bank details have an IBAN number

· The country of the bank details is participating in the SEPA procedure

· The country of the paying company is participating in the SEPA procedure

· If the country of the bank details differs from the country of the paying company the customer must have a payment method that permits bank details abroad in the paying company.

· The customer has a payment method that requires bank details with automatic debit in the country of the paying company

· The customer has a payment method that requires bank details with SEPA mandate in the country of the paying company

Debtors’ refund rights
Under the SEPA Core Direct Debit Scheme all debtors will have the right to a ‘no-questions-asked’ refund for a period of up to 8-weeks after the date the direct debit was paid. Creditors will have to undertake to honour that refund obligation.

This also represents a significant change to the dynamics of a direct debit as a mechanism for collection of payments. The nature of the underlying business will be an important consideration in this regard.

In the case of an unauthorised debit, a debtor will have the right to an immediate refund for a period of up to 13 months from the date of the debit.

Deadline: 1 February, 2014
These are the key changes to the payment schemes, however, both credit transfer originators and direct debit originators should begin the process of familiarising themselves with the impact of SEPA on their business.

If this is not yet on your agenda then it is now time to consider how it affects you!

Learn how Red Commerce can help your SAP system become SEPA ready.

The following action list could be a starting point:

· Conduct a high level analysis of your payments activity

· Consider strategic decisions involving, for example, the breadth and depth of XML implementation within your company

· Appoint a project manager

· Develop a project plan

· Engage your IT department/software vendors

Examine internal processes and procedures, such as staff and customer recruitment, to ensure the future collection of BIC and IBANs